Van Google Forms naar slimme intake: een praktijkvoorbeeld

Case Study: Intakeproces automatiseren

De situatie

Een marketing bureau had een probleem: Nieuwe klanten vulden een Google Form in, handmatig alles overnemen in CRM, Excel sheet bijwerken, Welcome email versturen en Intake meeting inplannen. Totale tijd per klant: 45 minuten

Bij 10 nieuwe klanten per maand betekent dat 7,5 uur aan admin work.

De oplossing: AI-workflow

Fase 1: Formulier upgrade

Van Google Forms naar Tally met mooier design, voorwaardelijke vragen, file uploads en betere integraties.

Fase 2: Make automatisering

Een Make scenario dat:

1. Data uit Tally haalt
2. Contact aanmaakt in HubSpot CRM
3. Welcome email verstuurt (met AI-gegenereerde persoonlijke intro)
4. Slack notificatie naar team
5. Outlook meeting request verstuurt

Fase 3: AI-enhancement

GPT-4 analyseert de intake antwoorden en genereert een samenvatting voor het team, suggesties voor diensten en potentiële risico's.

Het resultaat

Van 45 minuten naar 5 minuten

Die 5 minuten zijn alleen voor het checken of alles goed is gegaan en een persoonlijke blik op de samenvatting.

Wat leerde we?

Begin klein. We startten met alleen de CRM integratie. Later voegden we AI toe.

Test met echte klanten. De eerste 5 intakes liepen we handmatig mee.

AI hoeft niet perfect te zijn. Zelfs als GPT-4 1 op de 10 keer een minder goede samenvatting maakt, is het nog steeds sneller dan handmatig.

Wil jij ook automatiseren?

Eén workflow automatiseren kan met Mini-Automation: €495 excl. btw.